Microsoft lanzó recientemente Office 2013 y Office 365, que es un servicio de suscripción. Office 365 costará USD$9.99 al mes o USD$99.00 al año, mientras que Office 2013 costará USD$219.99 por la edición Home and Business, la cual solo puede ser usada en una computadora a la vez.

Antes de abrir la cartera, pregúntate si realmente necesitas Office. Si eres como la mayoría de usuarios de casa, estudiantes e incluso muchos usuarios de negocios, no necesitas realmente Office. Hay algunas alternativas de alta calidad que puedes usar.

Las alternativas basadas en web son gratuitas

Google Docs (GDocs) es completamente gratis. Puede usarse en tantos dispositivos como quieras e incluso ofrece aplicaciones para teléfonos inteligentes y tablets, para que puedas ver rápidamente tus documentos en dispositivos móviles.

Microsoft también ofrece sus Office Web Apps (OWA) gratuitas, las que compiten con GDocs. Estas aplicaciones también son totalmente gratis, y no requieren una suscripción. Se accede a las OWA en un navegador, tal como lo harías con GDocs.

Si te pega la idea de pagar cientos de dólares cada vez que MS libera una nueva versión de Office, o gastar USD$1,000.00 o más en los siguientes 10 años en una suscripción a Office 365, entonces deberías considerar seriamente si una de estas suites gratuitas se adaptan a tus necesidades.

¿Realmente necesitas TODO Microsoft Office?

La versión de escritorio completa de Office está llena de características, muchas de las cuales no encontrarás en GDocs o incluso en OWA. Si estás escribiendo un libro y necesitas crear un índice con Word, administrar una base de datos compleja con Access o usar macros complicadas con Excel, estas soluciones no lo van a hacer.
Por otro lado, si usas tu suite de oficina para escribir documentos Word estándar, crear presentaciones simples o crear hojas de cálculo con fórmulas, tanto GDocs como OWA trabajarán bien para ti.

GDocs puede exportar tus documentos a formatos de MS Office y a archivos PDF. OWA fue creado por Microsoft y debería tener compatibilidad excelente con los formatos de MS Office. Puedes incluso hospedar to documento en línea como una página web para compartirlo fácilmente con otros.

Documento de ejemplo – Google Documents

Ventajas de una suite de oficina basada en Web

Además de ser gratis, una suite en línea está disponible en cualquier lugar e incluye excelentes características de colaboración; ambas suites (GDocs y OWA) le permiten a los usuarios trabajar en el mismo documento al mismo tiempo usando internet. No hay software que instalar, así que puedes iniciar sesión en tu navegador y comenzar a trabajar en cualquier computadora sin tenerle que instalar nada.

Tus documentos siempre estarán sincronizados en cualquier laptop y PC que uses; incluso puedes acceder a ellos desde un teléfono inteligente o una tablet. Están guardados en la nuve, así que solo hay una copia maestra y no los perderás si tu disco duro se muere.

La falta de características en estas suites puede ser una ventaja. GDocs y OWA ofrecen interfaces simples, facilitando el encontrar las características más importantes que usas.

Documento de ejemplo – Office Web Apps

¿Qué hay sobre el soporte fuera de línea?

Ya sea que tengas problemas con tu proveedor de internet, estés volando sobre el Atlántico o estés pasando por un túnel del Metro, tener acceso fuera de línea a tu suite de oficina elegida puede ser crítica.

GDocs ofrece soporte fuera de línea, aunque solo funciona en Google Chrome. Si usas Chrome, puedes habilitar el acceso fuera de línea en Google Drive. Podrás visualizar, editar y crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos fuera de línea. Tus cambios serán sincronizados la siguiente vez que te conectes a internet.

OWA no tiene esa funcionalidad. Para editar documentos fuera de línea, requieres la suite completa de MS Office de escritorio.

Google Docs vs. Office Web Apps

GDocs fue el pionero de las suites de oficina basadas en web. Ofrece características que OWA no tiene, como la funcionalidad fuera de línea. También guarda tus documentos al trabajar en ellos, mientras que en OWA tú debes guardarlos manualmente. Si de repente le da hipo a tu conexión o tu navegador falla, tu documento estará seguro en GDocs, pero podría no estar accesible en OWA. Sin embargo, OWA tiene una característica de “recuperación de documento” que puede ser de utilidad.

Una parte relativamente negatia de OWA es que ofrece botones en su interface para abrir tus documentos en las versiones de escritorio de Word, Excel y PowerPoint. Estos botones sirven como un recordatorio permanente de que no estás usando la experiencia preferida de oficina de Microsoft, mientras que GDocs es la suite principal de oficina de Google. OWA trata de empujarte a que compres la versión completa de Microsoft Office.

GDocs es accesible desde Google Drive, mientras que OWA se integra con OneDrive de Microsoft. GDocs es las opción más madura en muchas maneras, con soporte fuera de línea, guardado automático y otras características. OWA no tiene aún estas características, pero si te gusta la interface de “listón” de Office y quieres la mejor compatibilidad con el formato de los archivos de Office, puedes optar por OWA. Dales una oportunidad a ambas suites y elige con la que te sientas más confortable.

Otras alternativas gratuitas o libres

Obviamente, GDocs y OWA no son las únicas alternativas a Microsoft Office. Hay muchas, pero solo mencionaremos dos muy buenas a excelentes que puedes descargar a tu computadora y usar localmente, si prefieres una suite local gratuita/libre.

• LibreOffice: LibreOffice es un proyecto desarrollado activamente, basado en OpenOffice. Es una suite de oficina muy poderosa, con una gran variedad de características. Quizás no tenga todas las de MS Office, pero está mucho más completa que las aplicaciones web mencionadas. Sin embargo, esto también la hace más complicada que dichas aplicaciones web. La ventaja de LibreOffice es que es multiplataforma (Windows, Linux, Mac), así que puedes trabajar en una y continuar en otra.
• Abiword: Abiword es un procesador de textos muy simple que trabaja excelentemente si lo que haces es escribir documentos simples. Es pequeño, rápido y muy ligero.
• KingSoft Office Suite Free: KingSoft Office Suite es un jugador relativamente nuevo en la escena, una suite bastante completa para Windows, con una versión gratuita e incluso una aplicación propia para teléfonos inteligentes (por el momento solamente Android).

En suma, MS Office es el estándar de las suites de oficina, lo sabemos y no lo vamos a discutir. MS Office es la suite de oficina más poderosa y completa en características. Pero muchos usuarios de casa y estudiantes, e incluso usuarios de negocios, no necesitan el estándar. Necesitan algo que haga lo básico bien, y tanto GDocs como OWA califican en este aspecto. Como productos gratuitos, son mejor opción para mucha gente que lo que puede ser la versión completa de MS Office.